PERT Diyagramı Nedir? PERT Şeması Kullanarak Daha İyi Projeler Nasıl Planlanır?

PERT Diyagramı Ne İçin Kullanılır?

PERT diyagramı, herkesin içine dalabileceği en faydalı organizasyon ve yönetim araçlarından biridir. Hangi alanda çalışıyor olursanız olun, şirketinizin veya işletmenizin büyüklüğü ne olursa olsun ve kullandığınız diğer programlar ne olursa olsun, PERT diyagramı ihtiyaçlarınız için sürekli olarak pratik ve kullanışlıdır.

PERT Diyagramı Nedir?

PERT’in temellerini tanıyalım. PERT kısaltması Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniğinin kısaltmasıdır. Nadiren ‘Program’ yerine ‘Proje’ kelimesinin kullanıldığını da görebilirsiniz.

PERT diyagramının temel amacı, bir projeyi tamamlamak için gerekli olan görevleri analiz etmek, gözden geçirmek ve göstermektir. Şaşırtıcı olmayan bir şekilde çoğunlukla proje yöneticileri tarafından kullanılan bir proje yönetim aracıdır. Bu istatistiksel araç genellikle söz konusu görevleri tamamlamak için gereken süreye ve birbirleri arasındaki karşılaştırmaya odaklanır.

PERT’in Tarihçesi

Yöntemin kendisi ilk olarak 1958 yılında, özellikle Birleşik Devletler Donanması tarafından geliştirilmiştir. Bu tekniğin yaratılmasının nedeni UGM-27 Polaris balistik füzelerinin geliştirilmesiyle ortaya çıkmıştır. Bu balistik füzeler denizaltından fırlatılıyordu, bu nedenle görevlerin kendisi ve bu füzelerin ateşlenmesi güçlü planlama, organizasyon ve test becerileri gerektiriyordu. Tüm dünyaya çok büyük zarar ve hasar verebilecek olmaları nedeniyle, bu karmaşık görevler daha önce hiç deneyimlenmemiş proje yönetim tekniklerini gerektiriyordu. Böylece Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) geliştirilmiştir.

Ayrıca, Gantt şemaları PERT şemalarından yaklaşık 40 yıl önce geliştirilmiş olsa da, 1950’lerin ilerleyen yıllarında neredeyse aynı anda popüler hale geldiler. Gantt şemaları PERT’in daha basit bir versiyonu olarak görülüyordu. Bu iki proje yönetim tekniği arasındaki farkı aşağıdaki bölümlerde bulabilirsiniz.

PERT ile birlikte 1957 yılında geliştirilen bir başka proje yönetim yönteminden de bahsetmekte fayda vardır. Kritik yol analizi (CPA) olarak da bilinen kritik yol yöntemi (CPM), bir projedeki görevleri düzgün bir şekilde planlamak için algoritma tabanlı bir tekniktir. PERT ve CPM ayrı ayrı işlev görmelerine ve birbirlerinden bağımsız olarak geliştirilmelerine rağmen, birbirleriyle bağlantılı olarak kullanılmışlardır (ve günümüzde de kullanılmaktadırlar).

Artık PERT şemasının tam olarak ne olduğunu ve nasıl ortaya çıktığını bildiğinize göre, neden kullanmanız gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. PERT çizelgelerinin projelerde ve proje yöneticileri tarafından ne için kullanıldığına dair ayrıntılara bir göz atalım.

Neden PERT Diyagramları Kullanmalısınız?

Neyse ki bu sorunun cevabı kolay. Çünkü PERT’i kullanmak başarılı projeler yürütmek için faydalı, yararlı ve etkilidir. PERT diyagramlarının bu süreçleri nasıl çok daha kolay hale getirdiğinin nedenlerini aşağıda bulabilirsiniz:

Zaman (ve Proje) Yönetimi

PERT diyagramları, projenizi bitirmek için ihtiyaç duyacağınız minimum süreyi hesaplamak için kullanılır. Tekniğin kendisi, görevlerin her birini ve sürelerini inceler. Ve sunduğu diyagramlar ile bu görevler arasındaki bağlantıların analizine katkıda bulunur. Sonunda, projenizi tamamlamak için ihtiyacınız olan sürenin tahmini sonucunu verir.

Görsel Yönetim ve Organizasyon

Tüm bu sayısal veriler ve ayrıntılar, bu bilgilerin yeterince görsel temsili olmadığı için karmaşık görünebilir. PERT diyagramları bunu değiştirmek için burada. Tüm karmaşık sayısal verileri basit görsel çizelgelere dönüştürerek ve işleyerek, proje yönetiminizi düzene sokarsınız.

Artık Hiçbir Proje ‘Çok Karmaşık’ Değil

Çalışanların ilerleyişi, proje için ekip üyelerinin detayları ve girdileri ve dahil olan herkes arasındaki iletişim başa çıkılamayacak kadar fazla görünebilir. Dürüst olmak gerekirse, öyle de olabilir. Ancak, ister projenin yöneticisi olun ister ekibin bir üyesi, ‘doğrudan bilgi’ ile daha iyi ve daha hızlı çalışacaksınız.

Hiç kimse zaten anlaşılması zor olan bir projenin ‘çok karmaşık’ detaylarıyla uğraşmak istemez. PERT diyagramları bu ayrıntıları alır ve proje için görsel ve basit çizimler oluşturur. Gerekli bilgilerin doğrudan projenin tüm üyelerine iletilmesiyle, projeye dahil olan hiç kimse için ‘çok karmaşık’ bir proje olmayacaktır.

Ekipler Arası İletişimin Geliştirilmesi

PERT, organizasyonel olduğu kadar yönetsel bir araçtır. Bazı projeler çeşitli departmanlardaki farklı ekiplerin katkısını alabilir. Bu nedenle, bu ekipler arasındaki iletişim ve etkileşim sırasında bazı ayrıntılar kaybolabilir. PERT diyagramları oluşturmak, hangi departmanın ve hangi üyelerin hangi görevleri yaptığını da detaylandırabilir. Bir projedeki çeşitli departmanların belirli sorumluluklarını açıkça ayırt etmeye yardımcı olur. PERT şeması sadece departmanların görevlerini organize etmekle kalmaz, aynı zamanda bu görevlerin süresini de yönetir.

Olası Projelerin Potansiyeli

Bazı zamanlarda projeleri yürütmeden çok daha önce planlamanız, organize etmeniz ve yönetmeniz gerekebilir. Bu, ‘olası projeler’ için PERT çizelgeleri oluşturduğunuz ve bunların potansiyellerine baktığınız anlamına gelir. Yapıyı parçalara ayırarak ve projeler için zaman kullanımını detaylandırarak, projenin geliştirilmeye değer olup olmadığını görebileceksiniz. PERT diyagramlarının ‘ya olursa senaryolarını’ incelemenize yardımcı olduğunu söyleyebilirsiniz.

Gördüğünüz gibi, proje yöneticilerinin çoğunun neden PERT diyagramlarını kullandığını anlamak o kadar da zor değil. Doğru proje yönetimi ve organizasyonu için en kullanışlı araçlardan biridir. Her proje yöneticisi bu tekniği meslektaşları arasında popüler olduğu için değil, başarıya giden en iyi yollardan biri olduğu için kullanmalıdır.

Terminolojiyi Anlamak

Her kavramın olduğu gibi PERT diyagramlarının da kendine özgü terimleri vardır. Sözlükteki terimlerin her biri hakkında en küçük ayrıntıyı bilmek zorunda değilsiniz. Ancak, terimlerin adını ve anlamlarını bilmiyorsanız, doğru bir PERT diyagramı oluşturamazsınız. En azından aşağıda listelenen anahtar terimlere ve tanımlarına aşina olmalısınız:

Milestone

Kilometre taşları, projede yer alan bir faaliyetin veya bir görevin başlangıcını ve bitişini belirtmek için kullanılır. Bu terim PERT olayı olarak da bilinir. Bir faaliyetin başlangıcı ‘başlangıç kilometre taşı’ veya ‘öncül olay’ olarak adlandırılır. Ayrıca, bir görevin sona ermesi ‘bitiş kilometre taşı’ veya ‘ardıl olay’ olarak adlandırılabilir. Kilometre taşlarının her ikisi de birden fazla görev ve faaliyete işaret etmek için kullanılabilir. Sadece bir gösterge olması nedeniyle herhangi bir zaman veya kaynak kullanmaz.

Görev

Görevin kendisi hem zaman hem de kaynak kullanır. Bir görev için tüketilen kaynaklar arasında insan emeği, ham veya işlenmiş malzemeler, fiziksel alan ve karmaşık makineler yer alabilir.

Görev, proje uğruna zaman, enerji ve kaynakların harcanmasının temsilidir. Görev aynı zamanda ‘bir PERT faaliyeti’ olarak da adlandırılabilir. Bir görev, belirlenmiş bir başlangıç kilometre taşı olmadan başlatılamaz ve yürütülemez. Bir görevin sembolü, bir projede görevin gerçekleştirilmesi gerektiğini temsil eden bir ok şekli olabilir. PERT şemasındaki bir görev tablosunun sembolü dikdörtgene benzer bir şekildir.

Görev tablosu, faaliyetlerin başlangıç ve tamamlanma sürelerini tahmin edebilir, faaliyetlerin başlangıç ve bitiş tarihlerini yansıtır ve görev sahibinin bilgilerini içerir.

Kritik Yol

Kritik yol, proje için ‘yolu’ gösterir. Projelerin, verilen tüm işi tamamlamak için ilk PERT olayından sonuncusuna kadar izlediği yoldur. Kritik yol, toplam süreyi göstermek için toplanabilen projedeki tüm görevlerinizin süresini de içerir. Başlangıçtan bitişe kadar mümkün olan en uzun yolu çizer.

Bazı projeler, tüm görevlerin ayrı ayrı sürelerini hesaplayan birden fazla kritik yoldan oluşabilir. Böylece, bu kritik yollar tüm projenin toplam süresini de tahmin edebilir. Kritik yol, yukarıda önceki bölümlerde bahsedilen Kritik Yol Yöntemi veya bilinen adıyla CPM ile belirlenir.

Slack

Görevlerden herhangi biri gecikirse, kritik yolun süresi de gecikir. Bununla birlikte, bir görev gecikirse ve projenin genel süresi için herhangi bir gecikmeye neden olmazsa, buna gevşeklik denir. Bireysel bir görev için bireysel bir gecikme düşünebilirsiniz. Bu boşluk, kendisine dahil olan diğer görevleri veya projenin kendisini (zaman açısından) etkilemez.

Bu terim float olarak da bilinir.

Kritik (Yol) Faaliyet

Projenin kritik yolundaki görevlerden herhangi biri için boşluk yoksa, o faaliyet kritik yol faaliyeti olarak adlandırılır.

Kurşun Zamanı

Bu süre, bir görevi veya faaliyeti tamamlamak için (zaman açısından) ne kadar harcamanız gerektiğini gösterir. Teslim süresi, bir görevin sonraki görevler için bir gecikme veya etki olmaksızın tamamlanması için ‘ideal’ süreyi gösterir.

Gecikme Süresi

Gecikme süresi, iki görev arasındaki minimum süredir. Gecikme süresi, bir görevin diğerini ne kadar erken takip edebileceğini gösterir.

Optimistik Zaman

İyimser zaman, bir görevi, bir faaliyeti veya bir kritik yolu gerçekleştirmek için gerekli olan mümkün olan en az süredir. İyimser zamanı kökten değiştirebilecek beklenmedik olaylar, ani trajediler ve felaketler dikkate alınmaz.

Kötümser Zaman

Bir görevi, bir faaliyeti veya bir yolu tamamlamak için gereken en yüksek süredir. Yine iyimser zamana benzer şekilde kötümser zaman da beklenmedik ve olumsuz etki yaratan olayları içermez. Bunu ‘mümkün olan en kötü senaryo’ olarak düşünebilirsiniz.

Düğümler

Düğümler yalnızca olayları ve kilometre taşlarını görsel olarak temsil eden sembollerdir. Bir PERT şemasında düğümler, proje yöneticisinin tercihine bağlı olarak dikdörtgen veya daire şeklinde olabilir.

Vektörler

Vektörler görevlerin süresini gösteren sembollerdir. Faaliyetin veya görevin türüne bağlı olarak düz veya noktalı oklar olabilirler.

PERT Diyagramının Artıları ve Eksileri

Kuşkusuz PERT’in avantajları dezavantajlarından daha fazladır. Ancak yine de projelerinizde bu tekniği kullanmak isteyip istemediğinize karar vermek için her ikisini de bilmek önemlidir.

PERT Diyagramlarının Avantajları

• Bir PERT diyagramı, tek tek görevler ve bir bütün olarak proje için ne kadar harcama yapmanız gerektiğini açıklar
• Proje sıralamasının ayrıntılı yapılarını ve dökümlerini sunar.
• Yönetim becerilerinizi geliştirir.
• Proje yönetim süreçlerini kolaylaştırır.
• Siz ve çalışanlarınız, iş arkadaşlarınız, amirleriniz vb. arasındaki iletişimi yaratır (veya geliştirir)
• Sadece sizin ve projenin zamanını yönetmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kaynaklarınızı nasıl yönetebileceğiniz konusunda da size yardımcı olur.
• Bu doğru proje yönetimi, her türlü atığın azalmasını sağlar
• Projelerinizin ve her bir faaliyetin zamanını, bütçesini ve kısıtlarını analiz eder
• Ayrıca farklı departmanlar arasında aynı projeye katkı sürecini kullanılabilir ve çok daha kolay hale getirir.
• Yukarıdaki önceki bölümlerde de belirtildiği gibi, projelerin potansiyeli ‘ya olursa’ analizlerinde olduğu gibi hesaplanabilir.
• Bir PERT diyagramı sadece bir proje yöneticisi olarak karar verme becerilerinizi geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda projenin çok daha basit ve doğrudan bir şekilde sunulmasını sağlar
• Son olarak, PERT çizelgeleri işletme ile şirket arasındaki güveni de artırır. Yüksek müşteri memnuniyeti potansiyeli çok daha gerçek hale gelir.

PERT Diyagramlarının Dezavantajları

• Görevlerin her biri ve tüm projenin toplam süresi için çok sayıda hesaplama yapılsa da, bunların hepsi tahminlere ve tahminlere dayanmaktadır. Bu, teknik konusunda uzman olmayan bir kişinin yanlış sonuçlar elde edebileceği anlamına gelir.
• Bir PERT diyagramının faydası zamandan tasarruf etmektir; ancak aslında tüm bilgileri toplamak ve bir PERT diyagramı oluşturmak önemli miktarda zaman ve enerji gerektirir. Zamandan tasarruf etmek zaman alır. Bu, tüm sürecin dikkate alınması gereken önemli bir yönüdür.
• Hesaplamalarda olduğu gibi, PERT kavramına aşina olmayan bir kişi yöntemi kendisine verilen verilere uygularsa, bu tehlikeli sonuçlar doğurabilir. Diyelim ki proje için yanlış hesaplamalar yapan bu kişi bir PERT diyagramı geliştirdi. Bu şema, projenin başlamasını onaylamak ya da reddetmek için yetkili kişilere sunulacaktır. Diyagram yanlışsa ve denetçiler, proje yöneticileri ve hissedarlar gibi kişilerin kafasını karıştırırsa, proje reddedilecektir.
• Tüm konsept, ‘yeni bir göreve başlamak için bir görevin sona ermesi gerektiği’ gerçeğine dayanır. Bildiğiniz gibi, gerçek hayatta işler bu şekilde gerçekleşmez. Aslında pek çok görev aynı veya farklı çalışanlar tarafından aynı anda yapılır.

PERT Şemaları Proje Yönetiminde Nasıl Kullanılır?

PERT diyagramı genellikle bir projeden önce, proje için gerekli zaman, enerji ve işgücünü net bir şekilde belirlemek amacıyla kullanılır. Bu erken adımlar projenin ilk bölümü veya bazı durumlarda ‘üretim öncesi’ olarak da düşünülebilir.

Proje yönetimi, göz önünde bulundurulması gereken risk olasılıklarını ele alır. Projenin süresinin hesaplanması, her görevin nasıl ve ne zaman tamamlanacağının belirlenmesi proje için uygulanabilir bir program oluşturacaktır. Ek olarak, proje yöneticileri sadece zamanla değil, aynı zamanda çalışanlar, denetçiler, bağımsız iletişim ve genel olarak diğer kişisel veya ticari sorumluluklarla da ilgilenir. Bu nedenle, her bir proje için proje yönetimi, projeye devam edilip edilmeyeceğine karar vermek için çok önemlidir.

Proje yöneticilerinin yönetim için kullandığı diğer araçlardan biri de, bu blog yazısında da belirtildiği gibi, Gantt şemasıdır. Gantt şemaları PERT diyagramları ile birlikte de kullanılabilir; ancak işlevleri aslında birbirinden farklıdır. Şimdi bu iki tekniğin farklı yeteneklerine bakalım.

PERT Şemaları ve Gantt Şemaları

Bu grafik türlerinin her ikisi de kullanıcının projesini görsel bir şekilde sunmasına olanak tanır. Kullanıcı, diyelim ki proje yöneticisi, bu araçların her ikisinde de proje için görevleri ve faaliyetleri düzenleyebilir. Verileri toplar ve kendilerine özgü bir şekilde sunarlar. Ve elde ettikleri fark tam olarak budur: Tüm projenin verilerini nasıl sundukları konusunda.

Gantt Grafikleri

Gantt grafikleri çubuk grafikler olarak da düşünülebilir. Tüm görevlerin, faaliyetlerin ve bir bütün olarak projenin zaman çizelgesi doğrusal bir şekilde sunulur. Grafiğin Y ekseni projenin bireysel görevlerini sunarken, X ekseni zamanı temsil eder. Bu nedenle, Gantt grafiğinin zaman çizelgesini kronolojik hale getirir.

Proje yöneticisi, etkin zaman yönetimini sürdürürken aynı zamanda görevleri, söz konusu görevlerden sorumlu kişileri ve detayları düzenleyebilir ve özelleştirebilir.

PERT şemalarına kıyasla Gantt şemaları çoğunlukla süreç başladıktan sonra kullanılır. Çalışanların ve amirlerin ilerlemeyi net bir şekilde takip edebilmeleri için bir şeffaflık düzeyi elde etmek amacıyla denetleme ve izleme için kullanılır. Tüm görevler, detaylar ve tüm proje için planlanan programlar.

İster bir şirketin genel müdürü, ister tek bir projenin proje yöneticisi veya bir ekip üyesi olun, takip etmek için bir Gantt şemasına ihtiyacınız olacaktır. Bireysel projelerin ilerlemesini takip etmenin yanı sıra, büyük resmi net bir şekilde görebilirsiniz. Bir Gantt şeması oluşturmak için nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, bir Excel şablonu ile başlayın!

Someka’nın Excel Gantt Şeması Şablonu ‘ı, unvanları ne olursa olsun bir projenin üyeleri için özel olarak tasarlanmıştır. Bu şablon, projeleriniz için görselleştirme konusunda mükemmel bir profesyonel yaklaşıma sahiptir. Basit ama detaylı arayüzü ile size zaman kazandırırken, içindeki hemen her özelliği özelleştirmenize de olanak tanır! Sadece bir düğmeye tıklayarak, projenizin kendi Gantt şemasını birkaç dakika içinde oluşturabilirsiniz. Proje yönetimine dahil olan herkes için son derece kullanışlı bir araçtır. Portföyümüzde ayrıca bir Google Sheets Gantt Şeması Şablonu da bulunmaktadır.

Microsoft Excel’de PERT Diyagramı Nasıl Yapılır?

Sıfırdan bir PERT şeması oluşturma süreci karmaşık ve zaman alıcı bir görev olabilir. Bu nedenle bu bölümde, en uygun programda basit bir PERT diyagramı oluşturma süreci hakkında adım adım bilgilendirileceksiniz: Microsoft Excel.

PERT diyagramları için ‘yeni başlayanlar kılavuzu’, Excel’de metin kutuları veya temel şekillerle grafiğin düğümlerini oluşturmayı ele alır. Ancak hangi adımları izlemelisiniz?

Adım 1: Projenin tüm kilometre taşlarını ve görevlerini belirleyin

Örneğin, üzerinde çalıştığınız proje bir binanın görsel yönü. Binayı çizecek, düzgün çalışması için tüm önemli parçalarını detaylandıracak ve ardından bunları dijital dosyalara aktaracak birine ihtiyacınız var.

Kilometre taşlarınız şunlar olabilir:

• Projenin başlangıç tarihi
• Temel bir taslağın tamamlanması
• Çizim üzerinde yapılan ayarlamalar ve notlar
• Çizimin ilk taslağı
• Eklenen ayrıntılar
• Son notlar
• Son illüstrasyon tamamlandı

Görevleriniz şunlar olabilir:

• Çizim sanatçılarının işe alınması veya görevlendirilmesi
• Projenin ana hatları sanatçılara verilir
• Temel eskizleri teslim edilir
• Notlar verilmiştir
• Tasarım buna göre değiştirilir veya ayarlanır
• Nihai çizim teslim edilir
• Sanatçılara ödeme yapılır

Adım 2: Görevler arasındaki bağlantıyı belirleyin

Bazı görevler diğerlerinden bağımsız olabilir ve bazı görevler de birbirine bağımlı olabilir. Yukarıdaki örnek açısından, proje üzerinde çalışan sanatçılara ödeme yapılması ve eskizlerin teslim edilmesi birbirini takip etmelidir. Ancak ödemenin muhasebe departmanı tarafından onaylanması gerekir. Bu görevlerde iletişime dikkat edilmelidir çünkü projenin ilerlemesini geciktirebilir, etkileyebilir ve değiştirebilir.

Adım 3: Gerekli şekilleri oluşturun

Şimdi sıra Excel’de daireler ve dikdörtgenler oluşturmaya geldi. İlk başta biraz karmaşık olabilir, bu nedenle başlangıç kilometre taşınızı ve bitiş kilometre taşınızı ilk sıraya koymak yararlı olabilir. Nereden başlayacağınızı ve nerede bitireceğinizi bilirseniz, aradaki görevleri ve kilometre taşlarını çok daha kolay ve hızlı bir şekilde çözebilirsiniz.

Adım 4: Zamanı hesaplayın

Tamamlamak istediğiniz görevleri girdikten sonra, her bir faaliyetin süresini tahmin etmeniz gerekir.

Adım 5: Projenizin kritik yolunu bulun

Kritik yol, önceki bölümlerde ayrıntılı olarak açıklandığı gibi, en fazla zaman alacak yoldur. Projenizi tamamlamak için (biraz) abartılı planınız. Gereksiz bir adım olarak görülebilir; ancak, dedikleri gibi, “en iyisini planla, en kötüsüne hazırlan.” Bu nedenle, projenizi sonuçlandırmanız için mümkün olan en uzun süreyi hesaplamanızda bir sakınca yoktur.

Saniyeler içinde otomatik PERT çizelgeleri oluşturmak için Someka’nın PERT Şeması Şablonu özelliğini kullanabilirsiniz.

Ayrıca, bu şablon Mac kullanıcıları için Visio‘ya mükemmel bir alternatif olacaktır. Yani, Mac kullanıyorsanız, bu şablonla Visio pert grafik diyagramları oluşturabilirsiniz. Mac için Visio alternatifleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için lütfen makalemize göz atın.

PERT diyagramının nasıl oluşturulacağından hala emin değilseniz, bunun yerine bir akış şeması oluşturun! Neredeyse aynıdırlar ve görsel açıdan çok benzerdirler. Excel’de bir PERT diyagramı oluşturmayı denediniz ve çirkin veya yetersiz göründü, Someka’nın Akış Şeması Oluşturucusunu deneyin!

Bir PERT şemasında ihtiyaç duyacağınız tüm şekillere sahiptir ve ayrıca son derece özelleştirilebilir özelliklerle birlikte gelir. Proje yönetiminiz gelişecek. Sunumlarda kullanmanız için profesyonel görünümlü bir PERT diyagramı olacak, hatta kolayca yazdırabilirsiniz! Excel’in proje yönetimi ihtiyaçlarınız için yeterli olmadığını düşünüyorsanız, şablon tarafından oluşturulan grafik ihtiyacınız olan araç olacaktır. Projelerinizin yönetimi ve organizasyonu için iyi tasarlanmış ve görsel olarak iyi görünen çizelgelere erişebilirsiniz.