RACI Matrisi Excel Şablonu

Proje detayları ne olursa olsun, görevlerin ve sorumlulukların net bir şekilde anlaşılması iyi proje yönetiminin ilk adımıdır. Proje detaylarına bağlı olarak, birçok kişi ve birkaç rol ve görevle birlikte olabilir. Proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmak için iki olağanüstü araç, RACI Matrisi Excel şablonu ve İş Ayrımı Yapısı‘dır.

Doğrudan Excel’de erişilebilen RAM Şablonumuz, hem WBS Şemasını hem de RACI Şemasını – Sorumlu, Hesap Veren, Danışmanlık Eden, Bilgilendirilen– tek bir dosyada içerir. Ayrıca, bu Excel şablonu her bir kişinin her bir belirli görevdeki rolü hakkında kesin bilgiler gösterir. Daha büyük resmi görsel olarak anlamanın önemli olduğu için, Sorumluluk Atama Matrisi, İş Ayrımı Yapısı diyagramı ile bağlantılıdır.

RACI Matrisi Özellikleri

Üç bölümden oluşan RACI Matrisi, basit ancak kapsamlı bir proje yönetimi aracıdır. RACI Şeması’nın bölümleri şunlardır: 1) Ayarlar, 2) Sorumluluk Atama Matrisi (RAM) ve 3) İş Ayrımı Yapısı (WBS).

1. Ayarlar

Bu bölüm, kişileri, pozisyonları ve atama kategorilerini kolayca tanımlayacağınız bölümdür. Sonuç olarak, buradaki bilgiler Excel şablonunun geri kalanında kullanılacaktır. Ayarlar tablosu oldukça açıktır:
İlk olarak, takım detaylarını veya çalışan adlarını manuel olarak girin. İkinci olarak, atama kategorilerini tanımlamak için devam edin ve Sorumluluk Atama Matrisi Şemasında görmek istediğiniz kısayolları ekleyin. Daha fazla satıra ihtiyacınız olursa, sadece ayarlar sayfasının sol köşesinde bulunan “+” düğmesini kullanarak maksimum yüze kadar artırabilirsiniz.

Sonra, ‘Atama Kategorileri’ ayarlarıyla istediğiniz kategori etiketlerini ve temsil eden simgeleri tanımlayabilirsiniz. Aynı zamanda orada bulunan her etiketi yeniden adlandırabilir ve 10 farklı görev kategorisini doldurabilirsiniz.

2. Sorumluluk Atama Matrisi (RAM)

RAM matrisi, RACI Matrisi şablonunda projenizin tüm görevlerini tanımladığınız yerdir. Burada görev açıklamalarını yazarak ve açılır seçenekleri kullanarak görevleri belirli takım üyelerine atanabilirsiniz.
Özetle, tüm takım üyeleri otomatik olarak tabloda görünecek ve yapmanız gereken tek şey, her üye için atama kategorisini seçmek olacaktır – eğer varsa. Kullanım kolaylığınız için, atama kategori açıklaması sayfanın üstünde bulunacaktır.

İhtiyaç duyulması halinde, tabloya satır ekleyebilir veya silebilirsiniz. Herhangi bir veriyi kopyalayıp yapıştırmak isterseniz, lütfen her zaman değerler olarak özel yapıştırma yapın. İsteğe bağlı olsa da, İş Ayrımı Yapısı (WBS) oluşturmak için kimlikleri girmek önemlidir.
Yalnızca kimliği olan görevler İş Ayrımı Yapısı (WBS) bölümünde görünecektir. Bu nedenle kimlikleri atlarsanız, İş Ayrımı Yapısı (WBS) bölümünde herhangi bir çıktı göremezsiniz. Kimliklerle ilgili herhangi bir sorun, çoğaltma veya yazım hatası gibi durumlarda ilgili hücrelerde vurgulama göreceksiniz.

3. İş Ayrımı Yapısı (WBS)

Görevlerin görsel bir özetini sağlayan İş Ayrımı Yapısı, bu sorumluluk atama matrisi şablonunun son bölümüdür. Bu, RAM sayfasındaki kimlikler ve görev açıklamaları ile Ayarlar sayfasında belirtilen kişiler ve unvanlar temel alınarak oluşturulan hiyerarşik bir ağaç formudur.
Bu tabloda neyin görüntüleneceğini ve neyin görüntülenmeyeceğini ‘Grafik içeriği’ açılır seçenekleri kullanarak tanımlayabilirsiniz.

Ayrıca, WBS çizelgesini özelleştirmek için filtreleme seçeneklerinden faydalanabilirsiniz. Mevcut filtreler ‘Rol ataması yapılmış’ ve ‘Kişi’‘dir. Rol atanmış, çizelgede hangi atama kategorilerinin yer alacağını belirtecekken kişi, bu kişiye ait görevleri vurgulayarak çizelgeyi özelleştirecektir.

Yazdırma amaçları için kullanıcı burada proje detaylarını değiştirebilir ve proje adı, tarih ve/veya sorumlu bir denetleyici ekleyebilir. Ayrıca, yazdırma alanı dinamiktir, bu nedenle manuel olarak güncelleme yapmanız gerekmez. Lütfen ayrıca her göreve göre görünen kişi veya rol sayısının beş olduğunu unutmayın.

RACI Matrisi Özellikleri Özeti

• Excel’de proje yönetimi aracı
• Görevleri ve sorumlulukları oluşturma, atama ve yönetme
• Hemen yazdırın
• Kurulum gerektirmez, hemen kullanıma hazır
• Hem Mac hem de Windows’ta çalışır
• Excel 2010 ve sonraki sürümleriyle uyumludur
• Herhangi bir VBA kodu veya makro içermez
• Şablonun dili İngilizce’dir